How to choose prioritization matrix?
November 12, 2019

Projektmanagement

Wie wählt man die beste Priorisierungsmatrix aus?

By Hanna Varanchuk

Manager sind häufig mit täglichen Aufgaben und Routineproblemen überlastet. Praktische Aufgabenlisten reichen nicht mehr. Wie findet man in diesem Fall Harmonie?

Eine mögliche Lösung ist eine professionelle Priorisierung. Dieses Element ist hilfreich bei der effektiven Unternehmensführung, insbesonders wenn die Menschen sich nicht nur auf die Intuition verlassen, sondern auch verschiedene Methoden oder Priorisierungsmatrix-Frameworks anwenden.

Wenn Sie nach einer beeindruckenden Methode suchen, mit der Sie organisiert bleiben und Prioritäten in Ihrem Unternehmen oder sogar in der Schule setzen können, müssen Sie versuchen, eine Priorisierungsmatrix zu verwenden!

In diesem Beitrag besprechen wir die wichtigsten Aspekte der Anwendung verschiedener Arten von Priorisierungsmatrizen. Wenn Sie sich mit Projekten, Produktmanagement, Marketing, Vertrieb und anderen Geschäftsbereichen befassen, dann ist es für Sie bestimmt nützlich.

Prioritization matrix for businesses

Was ist eine Projektpriorisierungsmatrix?

Eine Priorisierungsmatrix ist ein Geschäftstool zur Analyse von Prozessen und zum Vergleich von Auswahlmöglichkeiten mithilfe definierter Kriterien.

Sie können diese Matrix überall anwenden, von Ihren täglichen Routineaufgaben bis zu komplexen Projekten. Es kann von Einzelpersonen und großen Unternehmen verwendet werden. Mithilfe der Projektpriorisierungsmatrix erhalten Sie einen zuverlässigen Prozess zum Beheben von Meinungsverschiedenheiten und zum Definieren der Elemente oder Geschäftsprobleme, auf die Sie sich konzentrieren möchten. Priorisierungsmatrizen unterstützen Manager und Stakeholder auch dabei, verborgene Hindernisse auszumerzen und den Konsens zu fördern.

Heutzutage können Sie verschiedene Arten und Formen von Priorisierungstechniken und -Frameworks finden, die der Komplexität aller Kriterien und deren Definitionen entsprechen.

Die Problempriorisierungsmatrix sieht in Bezug auf die folgenden Arbeitsaspekte von Vorteil aus:

  • Verbesserung der Logik und Struktur des aktuellen Projekts;
  • Erfüllung aller Bedingungen der Produktentwicklung dank dem starken Zeitmanagement;
  • Implementierung des größten Arbeitsaufwands mit minimalem Zeit- und Materialaufwand.

Warum sollten Sie eine Priorisierungsmatrix verwenden?

  • Es hilft, die Arbeit zu organisieren und visuell darzustellen.
  • Es erleichtert die Zusammenarbeit innerhalb des Teams, egal wo sie sich befinden.
  • Es ermöglicht die Verfolgung der Aufgaben, die Sie zuerst erledigen müssen, und derjenigen, die Sie später erledigen können.
  • Sie können die Arbeit mit Notizen, Fälligkeitsterminen, angehängten Dateien und Links organisieren.
  • Es hilft Ihnen, den Überblick über das Projekt zu behalten.

Beispiele für Priorisierungsmatrizen

2×2 Matrix

Es gibt Priorisierungs-Frameworks, die auf einer einfachen und handlichen 2×2-Matrix oder einer berühmten Eisenhower-Matrix zur Priorisierung basieren. Es wird häufig von regulären Mitarbeitern, mittleren Managern und den Leitern großer Unternehmen verwendet.

Die Eisenhower-Matrix zeigt, wie man die Aufgaben richtig priorisiert, wichtige / unwichtige, dringende / nicht dringende, notwendige / unnötige Aufgaben unterscheidet und die Zeit für bestimmte Prozesse verkürzt.

Die Matrix enthält 4 Quadranten auf zwei Achsen:

  • die vertikale Achse „Wichtigkeit“
  • die horizontale Achse „Dringlichkeit“

2x2 prioritization matrix

Jeder Quadrant hat seine eigenen Qualitätsindikatoren. Alle Aufgaben werden in einem bestimmten Quadranten platziert, und Sie erhalten ein klares Bild davon, was zuerst getan werden sollte.

Quadrant A repräsentiert wichtige und dringende Aufgaben

Dieser Quadrant ist oft wegen der Faulheit und der falschen Priorisierung voll. Sie sollten es vermeiden, Aufgaben in diesen Teil der Matrix zu platzieren. Folgende Punkte sind hier jedoch zu beachten:

  • Probleme, die sich negativ auf das Ziel auswirken können
  • Probleme, die echte Schwierigkeiten verursachen können
  • Gesundheitsprobleme

Wenn der A-Quadrant die Probleme enthält, die Sie an jemanden delegieren können, sollten Sie dies tun, um andere dringende und wichtige Probleme zu lösen.

Quadrant B enthält wichtige, aber nicht dringende Aufgaben

Die mangelnde Dringlichkeit ermöglicht es, Herausforderungen konstruktiver und bewusster zu lösen.

Die Probleme in diesem Quadranten haben die höchste Priorität. Die Praxis zeigt, dass Menschen, die mit den Aufgaben aus diesem Quadranten arbeiten, den größten Erfolg erzielen und mehr Geld verdienen. Wenn diese Aufgaben nicht rechtzeitig ausgeführt werden, können sie leicht in den Quadranten A gelangen.

Quadrant C bedeutet dringende, aber nicht wichtige Aufgaben

Die Aufgaben aus diesem Quadranten bringen normalerweise die Menschen zu den beabsichtigten Ergebnissen nicht. Sie lenken ab, stören und verringern die Effizienz.

Es ist wichtig, die dringenden Aufgaben des C-Teils der Matrix nicht mit den dringenden Problemen des Quadranten A zu verwechseln.

Quadrant D enthält keine dringenden und nicht wichtigen Aufgaben

Die Aufgaben und Probleme in diesem Quadranten bringen überhaupt keinen Nutzen. Manchmal lohnt es sich sogar, sie zu ignorieren oder sich zuletzt mit ihnen zu befassen.

Diese Probleme können einfach sein und Entspannung ermöglichen. Deshalb sehen sie für viele Menschen attraktiv aus.

What is a prioritization matrix?

Viele Frameworks haben diese Struktur als Grundlage genommen, zum Beispiel

Wert-Aufwand-Priorisierungsmatrix:

Diese einfache Matrix hilft Produktmanagern, alle ihre Arbeitselemente zu sortieren und in Ordnung zu bringen.

Wenn das Backlog nicht gut gepflegt ist, können da schnell Hunderte von Funktionen und Fehlern akkumuliert werden. Da es schwieriger wird, unangemessene Merkmale zu bestimmen, geschieht eine Missachtung von Prioritäten.

Hier ist die Matrix, die die Kombination aus Wert und Aufwand vergleicht, um Probleme besser zu priorisieren und die für die Entwicklung wichtigsten Punkte auszuwählen:

  • Der Wert zeigt, welchen Geschäftswert ein bestimmtes Merkmal für das Produkt haben kann
  • Der Aufwand bewertet die erforderlichen Ressourcen, um die Aufgabe abzuschließen

Beispielsweise enthält die von einem Projektmanagement-Tool Hygger.io entworfene Matrix 4 Segmente mit einem bestimmten Prioritätsblock:

  • Quick Wins bedeuten die Aufgaben, die viel Wert haben und schnell realisiert werden können.
  • Big Bets enthalten die Aufgaben, die viel Wert bringen können, aber schwer zu implementieren sind.
  • Maybes umfassen die Aufgaben, die nicht viel Wert bringen, aber einfach zu implementieren sind.
  • Time Sinks sind die Aufgaben, die übersprungen werden können.

Value vs Effort Hygger

Möchten Sie weitere Priorisierungsmatrizen basierend auf dem Eisenhower 2×2-Modell kennenzulernen? Hier sind die relevantesten von ihnen:

Es gibt auch komplexere Matrizen, beispielsweise solche, die in der Six Sigma-Methodik verwendet werden.

Priorisierungsmatrix für die Six Sigma-Methode

Diese Matrix erfordert einen gründlicheren Ansatz zu der Anwendung. Im Rahmen der Six Sigma-Technik zur kontinuierlichen Verbesserung wird die Priorisierungsmatrix verwendet, um die Datensätze mit Hilfe gewichteter Kriterien zu vergleichen.

Das Six Sigma-Konzept definiert eine Priorisierungsmatrix als praktisches Werkzeug zur Planung und Analyse der Phasen kontinuierlicher Verbesserungsmethoden.

Laut Lynne Hambleton (Autorin von „Treasure Chest of Six Sigma Growth Methods, Tools, and Best Practices„) gibt es in Six Sigma drei Arten von Priorisierungsmatrizen:

  • Vollständige analytische Kriterien. Die komplexeste Priorisierungsmatrix umfasst die Verwendung mehrerer Matrizen, um verschiedene Optionspaare zum Erstellen einer endgültigen Matrix zu vergleichen.
  • Konsenskriterien. Dies ist die vereinfachte Version der vollständigen Analyse, die zur Rettung verwendet werden, wenn alle Ihre Optionen gleich erscheinen. Das Framework verwendet gewichtete Abstimmungen. Jede Option erhält einen Wert für die Rangpriorität.
  • Kombinationsmatrix. Diese Matrix eignet sich gut zur Priorisierung von Optionen basierend auf einer Ursache-Wirkungs-Beziehung. Die kausale Matrix bedeutet, dass Sie ein konsolidiertes Team benötigen, das über umfassende Kenntnisse des Prozesses verfügt, für den Sie Ihre Prioritäten optimieren. Die Matrix enthält L-förmige Diagramme zur Visualisierung kritischer Beziehungen zwischen Gruppen und ein Baumdiagramm zur Darstellung der Aufgabenhierarchie.

Was ist ein Priorisierungsprozess?

Ziehen wir in Betracht die einfachste Form, ein 2 × 2-Priorisierungsraster mit den direkten Konzepten von Dringlichkeit und Wichtigkeit.

Bevor Sie über die Priorisierung Ihrer Aufgaben nachdenken, sollten Sie zunächst eine Liste erstellen.

  1. Konsequenzen identifizieren

Fragen Sie sich, welche Konsequenzen es haben könnte, wenn Sie nicht jede Ihrer Aufgaben erledigen.

  1. Definieren, was wichtig ist

Zu diesem Zeitpunkt sollte Ihre Liste in zwei Kategorien unterteilt werden: hohe und niedrige Bedeutung. Unter Berücksichtigung aller Konsequenzen, die Sie im vorherigen Schritt aufgeführt haben, ordnen Sie jede Option der Kategorie zu, die am besten passt.

  1. Definieren, was dringend ist

Alle Elemente mit hoher und niedriger Bedeutung sollten in Unterkategorien mit hoher und niedriger Dringlichkeit unterteilt werden. Somit erhalten Sie insgesamt vier Gruppen.

  1. Zahlenwerte zuweisen

Weisen Sie jeder Option die Nummernwerte 1 bis 4 zu. Eine niedrigere Zahl bedeutet eine höhere Priorität:

  • 1 für hohen Wert und hohe Dringlichkeit
  • 2 für hohen Wert und geringe Dringlichkeit
  • 3 für geringen Wert und hohe Dringlichkeit
  • 4 für geringen Wert und geringe Dringlichkeit

Fazit

Leider ist es nicht immer möglich, alle Arbeitsstunden mit Bedacht zu verbringen und alle notwendigen Aufgaben zu erledigen. Eine gut ausgewählte Priorisierungsmatrix hilft Ihnen dabei, Ihre täglichen Routineaufgaben genauer auszuführen.

Welche persönlichen Erfahrungen haben Sie mit der Verwendung verschiedener Priorisierungsmethoden gemacht, um den Arbeitsprozess zu verbessern? Haben Sie Ihre bevorzugte Priorisierungsmatrix? Bitte teilen Sie Ihre Erfahrungen!

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