Salesforce Document Management: short guide
Januar 30, 2020

Unternehmenssoftware

Wichtige Informationen zum Management von Dokumenten in Salesforce

By Hanna Varanchuk

Das Dokumentenmanagement ist eine der wichtigsten Funktionen, die Unternehmen von ihrem CRM erwarten. Es geht nicht nur um Datenspeicherung. Das Dokumentenmanagement umfasst die Zusammenarbeit bei Verträgen in allen Verkaufsphasen, die Bereitstellung von Inhalten für Kunden und Partner und vieles mehr. Salesforce als eine der führenden CRM-Plattformen verfügt über zahlreiche Funktionen, die die meisten, wenn nicht sogar alle Anforderungen der Geschäftsbenutzer erfüllen können. Lassen Sie uns im Detail sehen, was genau wir von der Salesforce-Dokumentenverwaltung erwarten können.

Vorgefertigte Lösung für die Salesforce-Dokumentenverwaltung

Salesforce verfügt über 5 Off-the-Shell-Module für die Dokumentenverwaltung mit verschiedenen Varianten: Files Home, Salesforce CRM Content, Salesforce Knowledge, Registerkarte “Dokumente” und Anhänge.

Files Home dient zum Laden, privaten Speichern und Freigeben von Dokumenten für Teammitglieder. Mit Files Home können Sie die Informationen in Dokumenten in Echtzeit synchronisieren, unabhängig davon, welches Gerät für die Bearbeitung verwendet wird.

Salesforce CRM Content ist ein beliebtes Tool, das zum Erstellen und Arbeiten mit verschiedenen Dokumenttypen (z. B. einer Präsentation oder einer Erfolgsgeschichte) verwendet wird. Mitarbeiter können Dokumente mit anderen Teammitgliedern teilen und Inhalte an externe Benutzer liefern.

Salesforce Knowledge ist das Tool zum Suchen, Erstellen, Bearbeiten und Organisieren von Artikeln in thematischen Bibliotheken. Sie können auch die Wissensdatenbank und ein bestimmtes Webportal verwenden, um Dokumente an Mitarbeiter und Kunden zu liefern.

Die Registerkarte “Dokumente” wird zum Speichern von Visualforce-Dateien verwendet, bis Sie sie benötigen. Beispielsweise kann es sich um ein benutzerdefiniertes Logo handeln, das Sie einem Ereignis in Ihrem Zeitplan hinzufügen können.

Anhänge dienen zum Hinzufügen verschiedener Dateitypen zu Datensätzen (Verträge, Angebote oder andere).

Organisation von Dokumenten

Sie können Dokumente anhand verschiedener Kriterien bewerten und erwähnen, um die Suche zu optimieren. Das Suchsystem scannt den Text einer Datei und ihre Eigenschaften, Überschriften, Beschreibungen und Tags. Es verwendet mehrere Filter zum Klassifizieren von Suchergebnissen und erstellt Berichte mit bestimmten Detalisierungsstufen.

Sie können die globale Salesforce-Suche auch verwenden, um Dokumente zu finden, nachdem Sie eine externe Datenbank in Salesforce integriert haben, z. B. mithilfe von Salesforce Files Connect.

Out-of-the-Box-Tools zur Automatisierung der Dokumentenverwaltung

Salesforce CRM Content bietet verschiedene Automatisierungstools: Benutzer können Autoren, Themen, Dateien oder Bibliotheken abonnieren, um über Aktualisierungen informiert zu werden. Dies gibt die Möglichkeit, geeignete Marketingmaterialien zur Steigerung des Umsatzes und des Wissensaustauschs zu verwenden. Salesforce-Automatisierungstools sind nicht für die Orchestrierung der Genehmigung von Dokumenten und Verträgen konzipiert. Sie können Process Builder jedoch zum Senden von E-Mail-Benachrichtigungen zum Ändern des Dokumentstatus verwenden oder sich für eine kompliziertere Logik an Visual Workflow wenden.

Massen-Upload in der Salesforce-Dokumentenmanagement

Sie können Dokumente mit derselben ID in Salesforce CRM-Inhaltsbibliotheken aktualisieren oder mit Salesforce Data Loader zahlreiche Links und Dokumente hinzufügen. Mit diesem Tool können Sie auch die Wissensdatenbank aktualisieren und CRM-Datensätze sichern: Ihre Salesforce-Dateien werden ohne Aufwand systematisch aktualisiert.

Integration mit Google Drive, OneDrive, Box und anderen Speichern

Sie können Ihr Dateispeichersystem mit Salesforce CRM verbinden, um über die Salesforce-Oberfläche auf Ihre externen Dateien zuzugreifen und diese zu verwalten. Salesforce Files Connect wurde für diese Aufgabe entwickelt. Es gibt jedoch mehrere Einschränkungen. Sie können auf einfache Weise eine Verbindung zu Google Text & Tabellen herstellen, indem Sie diese einfach zu Ihrer Salesforce CRM-Inhaltsbibliothek hinzufügen.

Es ist wichtig zu wissen, dass die Verwendung eines externen Dokumentenspeichersystems dazu beiträgt, den begrenzten Speicherplatz im Salesforce-Speicher beizubehalten. Es ist eine gute Wahl, wenn Sie viel Dokumentation haben.

Salesforce Lightning und Dokumentenverwaltung

Leider sind Dokumentverwaltungstools in Salesforce Lightning nicht verfügbar. Kunden können Bibliotheken verwenden und ihren Inhalt mit Ordnern organisieren, es gibt jedoch keine erweiterten Optionen. Wenn Sie mit der Dokumentenverwaltung arbeiten möchten, sollten Sie Salesforce Classic verwenden. Benutzer können diese beiden Salesforce-Versionen kombinieren (z. B. um den Briefkopf zu bearbeiten oder eine E-Mail-Vorlage zu verwenden) oder sich an Salesforce-Experten wenden, um eine bessere Lösung zu erhalten.

Mitarbeiterkollaboration bei Salesforce-Dokumenten

Wenn Mitarbeiter keine Möglichkeit haben, an Dokumenten zusammenzuarbeiten, kann sich ein Dokumentenverwaltungssystem in ein einfaches Archiv verwandeln. Mit Salesforce können Benutzer Dokumente austauschen und mit einem speziellen kostenlosen Tool, Chatter, kommunizieren. Chatter ist sowohl in Salesforce Classic als auch in Lightning verfügbar. Außerdem benachrichtigt Chatter über die Erwähnungen der Benutzer, berücksichtigt die Interessen der Benutzer und empfiehlt geeignete Inhalte oder Personen. Sie können Dateien im eingeschränkten und öffentlichen Modus austauschen und Dokumente für externe Benutzer freigeben.

Sie können auch Quip verwenden, ein kostenpflichtiges Produktivitätswerkzeug, mit dem Benutzer Dokumente verwalten, zusammenarbeiten und speichern können (der Preis beginnt bei 10 USD pro Monat). Es enthält Aufgabenlisten, Tabellenkalkulationen und verschiedene Diagrammtypen. Quip lässt sich in Chatter und Files Home integrieren und funktioniert sowohl in Lightning Experience als auch in Salesforce Classic.

Salesforce-Dokumente und mobile Geräte

Die Salesforce-Dokumentenverwaltung ist auf Mobilgeräten mit eingeschränkter Funktionalität verfügbar. Beispielsweise können Benutzer auf Dateien zugreifen, jedoch nicht vollständig mit Dokumenten arbeiten. Mit einfachen Worten, Benutzer können in Bibliotheken nach Dateien suchen, Inhalte lesen und freigeben, aber sie können nicht:

  • Dokumente ändern, löschen, archivieren oder wiederherstellen;
  • Inhaltspakete erstellen oder ändern;
  • Bibliotheken ändern oder abonnieren;
  • Kommentare verwalten;
  • nach Inhalten nach Tags suchen.

Mithilfe von Visualforce- oder Collaboration-Tools können Benutzer die Hindernisse überwinden. Chatter und Quip können sowohl im Online- als auch im Offline-Modus auf Mobilgeräten verwendet werden. Chatter ist kostenlos für Android und iOS. Quip for Mobile funktioniert mit der Basislizenz.

Vor- und Nachteile der OOTB Salesforce-Dokumentenmanagement

Salesforce-Dokumentenverwaltungstools werden regelmäßig aktualisiert, sind in Salesforce-Lizenzen enthalten und erfordern keine Integration oder permanenten Support, um normal zu funktionieren.

Diese Tools haben jedoch auch ihre Grenzen, um die zu überwinden, einige Salesforce-Kenntnisse erforderlich sind. Entwickler können die Salesforce-Plattform anpassen, die Kapazität ihrer Funktionen verbessern oder sie in das externe Dokumentensystem integrieren.

Salesforce bietet als multifunktionale CRM-Plattform leistungsstarke Dokumentverwaltungsfunktionen, die den Anforderungen Ihres Unternehmens und Ihrer Kunden entsprechen. Sie können Salesforce-Standardtools für die Dokumentenverwaltung verwenden oder diese erweitern, indem Sie das System in externe Instrumente integrieren.

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